¿Es el teletrabajo el remedio -a nivel laboral- contra el Coronavirus? Como te podrás imaginar el trabajo flexible existía mucho antes de la llegada del COVID-19, y muchas empresas como Piensaenweb ya lo practicábamos. Sin embargo, es ahora cuando muchas empresas se están viendo obligadas a ponerlo en práctica, y en ocasiones sin saber cómo.
¿Qué es el teletrabajo?
Es una forma flexible de organizar el trabajo en la que no se precisa de la presencia física del trabajador en la empresa durante una parte o totalidad de su horario laboral. Podemos encontrar diferentes modalidades como los centros de teletrabajo o telecentros (oficinas con recursos compartidos necesarios para desarrollar diferentes actividades de teletrabajo), teletrabajadores móviles o itinerantes y por último, el más importante y en mayor crecimiento en estos momentos, el trabajo en el domicilio.
Organización y procesos
Como comentábamos antes, muchas empresas se están viendo obligadas a optar por esta forma de trabajo debido al coronavirus. Pero la urgencia no nos puede llevar al caos, tenemos que pensar, organizarnos y definir un buen plan de acción.
Para desarrollar la actividad profesional correctamente vamos a necesitar internet, ordenadores, teléfonos,… Es decir, todo aquel sistema o herramienta que nos ayude o permita cumplir con nuestras tareas.
Pero también, necesitamos que todas las personas que formen parte de la empresa estén coordinadas. Para ello es necesario marcar pautas de organización, dar directrices claras, definir los objetivos, limitar tareas en el tiempo y por encima, trabajar en pro de una buena comunicación.
Reuniones más eficaces
Para poder realizar nuestro trabajo es completamente imprescindible reunirnos con los clientes. Y aunque nos encanta que sean presenciales, poco a poco estamos asumiendo que las reuniones online son infinitamente más eficaces ¿Sabes por qué?
- Cuadrar agendas: siempre es un problema encontrar el momento adecuado para ambas partes. Y cuantas más personas tengan que reunirse peor.
- Perdida de tiempo: para comenzar una reunión online tan sólo necesitamos 3 minutos (encontrar el email o la cita online, hacer click en el enlace y decir «hola»), ¿Cuánto te cuesta ir de una empresa a otra y volver? Y ya ni hablamos si nos encontramos con atascos, transporte público cortado o con retraso, imposibilidad de aparcar,…
- Pérdida de eficiencia: más allá del tiempo, son las tareas o trabajos que dejamos de hacer por desplazarnos.
- Rápidas: ya sea porque son más después de muchas reuniones online nos hemos dado cuenta que son más rápidas, encontramos menos problemas para encontrar un hueco, se pierde menos tiempo en hablar de cosas innecesarias,
Herramientas que te pueden ayudar
Hoy en día hay una inmensidad de herramientas y/o plataformas que nos ayudan a gestionar online nuestra contabilidad, horarios, CRM, ventas, proyectos,… Lo que nos da la posibilidad de trabajar desde donde queramos sin perder información y sin dejar de ser eficientes.
¡Qué no cunda el pánico! Si todavía no las utilizas no es el fin del mundo, nosotros te explicamos qué herramientas usamos diariamente y, lo más importante, cómo.
Slack
Es una herramienta de mensajería pensada para equipos de trabajo. Podemos crear grupos de trabajo y añadir a las personas necesarias. Nos permite tener las conversaciones organizadas (en vez de tener todo en la bandeja de entrada del email) y mantener a todo -o parte- del equipo al día en todo momento.
Drive
Se trata de un producto de Google que permite a los usuarios almacenar de forma centralizada todos sus archivos y sincronizarlos en todos sus dispositivos o cuentas enlazadas. Es decir, se trata de un servicio integrado que proporciona un espacio único para almacenar, crear, modificar, compartir y acceder a documentos, archivos y carpetas de todo tipo.
Meet
Es una aplicación de Google que nos permite realizar videoconferencias gratuitamente a través de un simple enlace. Además se conecta con Google Calendar, ayudándonos en la gestión de la agenda a su vez.
Teamwork
Se trata de la última herramienta que hemos introducido a nuestro proceso de trabajo y el resultado es más que remarcable. Es una intuitiva herramienta que nos permitirá la gestión de proyectos, personas y tiempos. Pero si lo prefieres, puedes comenzar con algo más simple como toggl. Se trata de una especie de cronómetro que recoge el tiempo de cada proyecto o tarea, gracias a un «play» y un «stop» que tu manejas.
Para nosotros, todos estos sistemas no sólo nos ayudan internamente sino en la comunicación con nuestros clientes y proveedores. Ya sea formando parte de un canal de slack, compartiendo carpetas, documentos y archivos en drive, en reuniones online, revisando el estado de su proyecto, resolviendo dudas, o hablando e interactuando con todo nuestro equipo siempre que lo necesiten -dentro de un horario-.
Estas son algunas de las herramientas que nosotros usamos, pero no quiere decir que sean las únicas ni las más útiles para ti, hay un mundo de posibilidades.
Beneficios del teletrabajo
- Conciliación de la vida familiar y laboral: flexibilidad del horario laboral, organización de las horas de trabajo adaptadas necesidades personales.
- Para aquellas personas o tareas más creativas o con un carácter independiente el teletrabajo les permite disfrutar de un mayor grado de autonomía y libertad.
- Reducción de los desplazamientos, lo que supone un ahorro de tiempo y de dinero tanto para los trabajadores como para los clientes, ya que cualquier reunión se puede hacer online.
- Pero las empresas también ganan ya que pueden disminuir en gastos (menor infraestructura), desplazamientos, la selección de personal ya no está atada a una ciudad, aumenta la motivación laboral y la productividad de sus trabajadores, disminución del absentismo laboral, facilita la expansión geográfica,…
Siembre ha habido muchos miedos y debates sobre el hecho de que si no hay supervisión directa y constante del jefe, no se trabaja lo debe. Por ello entiendo que nos puedan surgir dudas sobre la eficacia del teletrabajo, y más si la viabilidad de tu empresa está en juego. Pero lo cierto es que cada vez más las nuevas tecnologías nos están impulsando al cambio.
Quizá sea el momento de cambiar nuestra forma de ver el trabajo, de verlo como parte de la vida de cada persona y dar la opción y la libertad a los trabajadores de demostrar que somos capaces de organizarnos, cumplir objetivos, mejorar la productividad,… y todo ello sin menoscabo del tiempo familiar o personal.
Y tu, ¿Piensas que el teletrabajo fomenta la “picaresca española” o lo ves beneficioso para Empresas y empleados?
