Una factura electrónica no deja de ser una factura al uso, manteniendo los mismos efectos legales, solo que se ha generado con un programa informático y esta puede tener los datos estructurados.
La facturación electrónica es una forma para digitalizar las facturas que las empresas o trabajadores autónomos remiten a sus clientes y para cobrar los productos o servicios, justificando así operaciones financieras. A efectos legales no cambia nada, pero el formato en el que se expide y recibe es estrictamente electrónico.
Como ya hemos dicho antes, las facturas electrónicas no incluyen ninguna novedad en cuanto a los datos, por lo que deben recoger la misma información que las de papel reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre (fecha y número de factura, NIF, nombre y dirección de quien la emite y del cliente al que va dirigida, concepto, base imponible, retenciones, impuestos,…)
Un aspecto significativo que sí que cambia, es su recepción. Si bien puedes enviar una factura por papel a cualquier cliente, en formato digital necesitas el consentimiento de este por privacidad.
¿Formatos y tipos de factura electrónica?
Las facturas electrónicas vienen ya con un formato predefinido por el programa contable que las expide. Además estas facturas electrónicas, se pueden verificar con firmas y sellos digitales y firmas con estos mismos elementos.
Con estos avances informáticos se permite una mayor trazabilidad entre la documentación como son los pedidos, albaranes, facturas, inventarios, catálogos de precios, entre sistemas informáticos de empresas que mantienen una relación comercial.
1- Con formato estructurado
Estas contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor. De la misma manera, también pueden ser generadas por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Algunos ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje de marcado XML como UBL, Facturae o EDIFACT, etc.
La podemos generar en cualquier ERP como Holded, Cuentica, u otros. Una vez creada la factura electrónica, se descarga en el ordenador un archivo en formato XML, que es reconocido oficialmente por el gobierno de España. Este es el fichero que hay que subir a la web del organismo pertinente con el que estemos trabajando.
2- Con formato no estructurado
Consiste en una imagen, como por ejemplo un papel escaneado o un fichero PDF. Las llamamos electrónicas por ser documentos digitales que podemos enviar por correo o dar acceso a ellas mediante una plataforma. Sin embargo, éstas consisten básicamente en una imagen generada o escaneada y no están cifradas con ningún lenguaje. Esto significa que para poder introducirlas en los sistemas informáticos del receptor requieren de una intervención manual o un proceso costoso que no es del todo automático, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Algunos ejemplos de este tipo de documentos son los que han sido escaneados o almacenados en ficheros PDF.
¿Es obligatoria la factura electrónica?
La medida ha sido publicada por La Dirección General de Política Económica en el anteproyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas.
El 30 de noviembre de 2021, el Consejo de Ministros aprobó el proyecto de ley sobre la factura electrónica entre empresas y autónomos en España. Se prevé su publicación en el BOE en los meses de verano, las empresas que facturen más de ocho millones de euros anuales tendrán 12 meses para adaptarse a esta obligación. Seguidamente, pymes y autónomos tendrán un calendario para dar el paso durante los próximos 3 años.
Esta iniciativa forma parte del Plan de Recuperación y Resiliencia, un paquete de ayudas financiado por la Unión Europa para mitigar el impacto económico y social causado por la pandemia.
Si miramos más allá del uso de la factura electrónica y el ímpetu por la digitalización empresarial, otro aspecto que se va a vigilar es el fraude fiscal. Siguiendo las operaciones entre empresas, las entidades gubernamentales podrán luchar contra el fraude fiscal.
¿Cómo la implementamos?
En este caso habría que ver si nuestro programa de gestión financiera nos permite crear las nuevas facturas en formato electrónico. De no ser así habría que valorar otras alternativas en cuanto a contabilidad. En el momento que se haga la factura electrónica obligatoria, puede ser un caos, por lo que es mejor prevenir. Os sugerimos unos programas de contabilidad para estar preparados:
Sage
Dispone de varios planes de facturación en función de tus necesidades. Desde una facturación sencilla hasta un gran abanico de herramientas para gestionar tu empresa de la mejor forma
Holded
Holded es un software de gestión para empresas que reune todo lo que las empresas necesitan en un solo lugar: facturación, contabilidad, CRM, gestión de equipos y de proyectos e inventarios.
Contasimple Windows
Diseñado para empresas tanto públicas como privadas, te facilita facturar a partir de plantillas, hacer presupuestos y albaranes…
Express Invoice
Este programa te permitirá crear los documentos y enviarlos de forma programada, gestionar los cobros de las empresas y realizar un seguimiento de todos tus clientes.
¿Tiene algún coste?
La factura electrónica no tiene ningún coste como tal, serán las soluciones de gestión de facturas electrónicas que recogen, transforman, firman y envían las facturas electrónicas las que pondrán precio a sus sistemas de facturación.
¿Qué beneficios y ventajas tiene la factura electrónica?
Ya hemos señalado algunas ventajas antes: agilidad, seguridad… Pero también se minimiza el consumo de papel y, por supuesto, facilita la gestión y mecanización de la información. Se puede integrar fácilmente en un sistema de gestión totalmente informatizado, lo que ayuda a la contabilidad y a la reducción de errores. Además, se eliminan costes y gracias a la facilidad de su archivo, también se reduce el uso de espacio físico. A todo esto hay que sumarle que mejora el servicio al cliente y ayuda a facilitar la lucha contra el fraude. Todo son ventajas para cualquier empresa.
1- Ahorro económico:
La facturación electrónica permite ahorrar los costes de impresión y envío postal que requiere expedir la factura en papel.
2- Ciclos de tramitación más cortos:
El tiempo de gestión y envío de la factura es mucho más rápido y, en consecuencia, también lo es el cobro.
3- Menos probabilidad de fraude:
Al no permitir la manipulación del documento, con la factura electrónica se reducen las posibilidades de fraude.
4- Menor impacto medioambiental:
Permite ahorrar grandes cantidades de papel y de energía derivada de la impresión y transporte de documentos.
5- Reduce errores humanos:
Al ser un sistema automatizado hay menos probabilidades de cometer errores a la hora de introducir los datos y enviar la factura.
6- Ahorro de espacio de almacenamiento:
Las facturas digitales pueden almacenarse en el sistema sin ocupar espacio físico en mesas y oficinas.
7- Acceso rápido y ágil:
Es más sencillo poder ordenarlas debidamente, así como localizarlas en el sistema informático haciendo una búsqueda con solo un par de clics en el ordenador.
8- Mayor seguridad de envío:
Al enviarse por medios digitales y constar de un certificado electrónico hay menos posibilidades de que se extravíen las facturas y su recepción queda garantizada. Además, de esta forma el documento no tiene que pasar por manos de intermediarios.
Ahora que ya sabes las diferencias entre facturas, es momento de que empieces a valorar cómo cambiar tu sistema de contabilidad por uno más actual. Una buena planificación y gestión financiera es la clave para que un negocio funcione bien. Aprovecha estos cambios para unificar la contabilidad de tu empresa con la contabilidad de tu tienda online
Este este es uno de los temas que tratamos en Piensa y Enseña. ¡Descubre en nuestro blog de qué se trata!
